Assistant-e du Directeur Général des services et de la Directrice générale adjointe (H/F)
Localisation de l'emploi | 92700 Colombes |
Entreprise | SIVU Co.Cli.Co |
Email de contact | jvillarroel@coclico-sivu.fr |
Téléphone | 0156838830 |
Assistant-e du Directeur Général des services et de la Directrice générale adjointe (H/F)
Localisation de l'emploi | 92700 Colombes |
Entreprise | SIVU Co.Cli.Co |
Email de contact | jvillarroel@coclico-sivu.fr |
Téléphone | 0156838830 |
Contexte et définition du poste
Le Syndicat Intercommunal à Vocation Unique Co.Cli.Co a été créé en 2012 par la volonté des villes de Colombes et Clichy pour mettre en commun leur service de restauration collective territorial. L’Unité Centrale de Production Alimentaire produit chaque jour une moyenne de 12500 repas principalement à destination des enfants demi-pensionnaires des écoles maternelles et élémentaires.
Au sein de la Direction Générale, vous êtes rattaché-e directement au Directeur Général des Services et à la Directrice Générale Adjointe. Vous assurez entre la Direction Générale, les directions et les secteurs d’activité la diffusion des informations nécessaires au suivi du SIVU Co.Cli.Co. Vous assistez le Directeur Général des Services et la Directrice Générale Adjointe dans la conduite de projets et la gestion du compte d’exploitation. Vous venez le cas échéant en appui du travail du collaborateur qui effectue et assure des missions secrétariat/comptable/accueil.
Organisé, rigoureux, réactif, garant de la confidentialité absolue des dossiers, vous jouez un rôle d’interface avec les directions, les secteurs d’activité du SIVU Co.Cli.Co. et également avec les partenaires institutionnels.
Vos missions:
Suivre les projets et les activités du DGS et de la DGA
En appui du DGS et de la DGA pour la constitution des dossiers stratégiques, assurer la collecte des éléments auprès des secteurs pour la préparation des réunions...
Renseigner les tableaux de suivi des activités
Animer et faire évoluer la communication interne et externe
Participer au pilotage de la gestion financière et comptable
Développer la comptabilité analytique
Réaliser des tableaux de bord et assurer leur mise à jour
Procéder au suivi et à l’analyse des dépenses
Mesurer les écarts
Organiser et planifier les réunions
Préparer et organiser les différentes réunions : convocations, préparation des dossiers préalables en respectant les délais de transmission de documents….
Programmer et coordonner les rendez-vous et les réunions en fonction des priorités définies
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Assurer l’information entre les directions, ainsi qu’avec les élus
Composer les notes de service à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumettre pour avis, signature et les diffuser
Rappeler les informations importantes et transmettre les messages, gérer les agendas
Assurer la réception et le traitement des documents entrants et sortants : enregistrement
et suivi des courriers et des courriels, des notes, des visas et des retours des parapheurs en liaison avec la DGA
Mettre à jour, classer et archiver les documents du DGS et de la DGA (répertoire téléphonique, liste de contacts, …)
Profil
Titulaire d'un diplôme de niveau 5 (Bac +2) au minimum,vous avez idéalement une expérience sur un poste similaire.
Compétences requises sur le poste:
Savoirs:
Connaissance de l’environnement de la restauration collective territoriale
Connaissance du fonctionnement, des compétences de la fonction publique et Comptabilité et finances publiques
Maîtriser des outils bureautiques : Pack Office, Civil Net, Fusion, Internet, Intranet
Maîtriser les techniques d’assistanat, de secrétariat et de communication
Règles de l’expression orale et écrite de qualité
Savoir-faire:
Capacités organisationnelles et sens des priorités
Capacités rédactionnelles
Maitriser les systèmes de classement et d’archivages
Connaissance des règles de communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de publics ou d’interlocuteurs
Participer activement à l’optimisation des outils de gestion
Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
Gérer et suivre des coûts d’exploitation
Elaborer des tableaux de bord et indicateurs de gestion d’exploitation
Tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements et réalisations
Savoir-être:
Sens de la communication et du dialogue
Discrétion et sens du devoir de réserve
Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative
Disponibilité et sens de l’engagement
Rigueur et méthodologique
Sérénité et recul dans les situations de stress
Cadre d’emplois : Rédacteurs titulaires ou contractuels de la fonction publique.
Rémunération : régime indemnitaire + participation mutuelle + compte épargne temps.