Assistant-e du Directeur Général des services et de la Directrice générale adjointe (H/F)

Annonce publiée le 01/10/2020

Assistant-e du Directeur Général des services et de la Directrice générale adjointe (H/F)

Localisation de l'emploi 92700 Colombes
Entreprise SIVU Co.Cli.Co
Email de contact jvillarroel@coclico-sivu.fr
Téléphone 0156838830

Contexte et définition du poste

Le Syndicat Intercommunal à Vocation Unique Co.Cli.Co a été créé en 2012 par la volonté des villes de Colombes et Clichy pour mettre en commun leur service de restauration collective territorial. L’Unité Centrale de Production Alimentaire produit chaque jour une moyenne de 12500 repas principalement à destination des enfants demi-pensionnaires des écoles maternelles et élémentaires.

Au sein de la Direction Générale, vous êtes rattaché-e directement au Directeur Général des Services et à la Directrice Générale Adjointe. Vous assurez entre la Direction Générale, les directions et les secteurs d’activité la diffusion des informations nécessaires au suivi du SIVU Co.Cli.Co. Vous assistez le Directeur Général des Services et la Directrice Générale Adjointe dans la conduite de projets et la gestion du compte d’exploitation. Vous venez le cas échéant en appui du travail du collaborateur qui effectue et assure des missions secrétariat/comptable/accueil.

Organisé, rigoureux, réactif, garant de la confidentialité absolue des dossiers, vous jouez un rôle d’interface avec les directions, les secteurs d’activité du SIVU Co.Cli.Co. et également avec les partenaires institutionnels.

Vos missions:

Suivre les projets et les activités du DGS et de la DGA

En appui du DGS et de la DGA pour la constitution des dossiers stratégiques, assurer la collecte des éléments auprès des secteurs pour la préparation des réunions...

Renseigner les tableaux de suivi des activités

Animer et faire évoluer la communication interne et externe

Participer au pilotage de la gestion financière et comptable

Développer la comptabilité analytique

Réaliser des tableaux de bord et assurer leur mise à jour

Procéder au suivi et à l’analyse des dépenses

Mesurer les écarts

Organiser et planifier les réunions

Préparer et organiser les différentes réunions : convocations, préparation des dossiers préalables en respectant les délais de transmission de documents….

Programmer et coordonner les rendez-vous et les réunions en fonction des priorités définies

Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Assurer l’information entre les directions, ainsi qu’avec les élus

Composer les notes de service à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumettre pour avis, signature et les diffuser

Rappeler les informations importantes et transmettre les messages, gérer les agendas

Assurer la réception et le traitement des documents entrants et sortants : enregistrement

et suivi des courriers et des courriels, des notes, des visas et des retours des parapheurs en liaison avec la DGA

Mettre à jour, classer et archiver les documents du DGS et de la DGA (répertoire téléphonique, liste de contacts, …)

Profil

Titulaire d'un diplôme de niveau 5 (Bac +2) au minimum,vous avez idéalement une expérience sur un poste similaire.

Compétences requises sur le poste:

Savoirs:

Connaissance de l’environnement de la restauration collective territoriale

Connaissance du fonctionnement, des compétences de la fonction publique et Comptabilité et finances publiques

Maîtriser des outils bureautiques : Pack Office, Civil Net, Fusion, Internet, Intranet

Maîtriser les techniques d’assistanat, de secrétariat et de communication

Règles de l’expression orale et écrite de qualité

Savoir-faire:

Capacités organisationnelles et sens des priorités

Capacités rédactionnelles

Maitriser les systèmes de classement et d’archivages

Connaissance des règles de communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de publics ou d’interlocuteurs

Participer activement à l’optimisation des outils de gestion

Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs

Gérer et suivre des coûts d’exploitation

Elaborer des tableaux de bord et indicateurs de gestion d’exploitation

Tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements et réalisations

Savoir-être:

Sens de la communication et du dialogue

Discrétion et sens du devoir de réserve

Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative

Disponibilité et sens de l’engagement

Rigueur et méthodologique

Sérénité et recul dans les situations de stress

Cadre d’emplois : Rédacteurs titulaires ou contractuels de la fonction publique.

Rémunération : régime indemnitaire + participation mutuelle + compte épargne temps.